通勤できない、とにかく早急にテレワーク環境を構築しなければならない。こんな悩みをかかえている経営者は多いと思います。

今、必須の業務をどう、電子化するか、これが重要ですが、業者の提案を聞いていると、「シンクライアントはどうですか?」「統合管理ツールではこれです。」「全体設計など、コンサルしてあげましょう。」相談料は別途見積させていただきます。システム代金は別途かかります。」いったいいくらお金がかかるんだ。と、悩みは尽きません。

まずは電子化できそうな、特定の機能を切り出し、なぜ、電子化できないのか考えてみましょう。

たとえば、FAXです。

今でも発注書、見積など、FAXでやり取りしている会社は多いと思います。また、自社から紙の書類をFAX送信してお客様に送っている会社は多いかと思います。

典型的な中小企業、仮にA社とします。その業務をブレイクダウンしてみました。

<お客様とのFAXでのやり取り>

  1. 見積送信:見積書を作成し、プリントアウト → 自分の印鑑と角印を押し、上長に印鑑をもらって、FAX機で相手の電話番号を選んで送信します。大きな会社だと複数の番号があり、慎重に選ばなければなりません。
  2. 発注書受信:だれかが、FAX機に届いている紙の発注書に気が付き、担当者に渡してくれます。ここで初めて発注書が来たことがわかります。
  3. 納期担当者に確認し、納期が書かれた発注請書をFAXで送り返します。ついでに電子メールで担当者に連絡します。
  4. 発注書がFAXで送られてきます。
  5. 注文請書を作成し、角印および自分の印鑑を押して、上長の確認印をもらって、それを再度、お客様にFAXします。
  6. ここから納品処理に移っていきます。

この業務、インターネットFAXに切り替えたところで、自宅で作業出来ますか?

そうなんです。ハンコです。これがあるために事務所い行ったり、上司を捕まえなければいけません。

じゃあ、ハンコの印影をスキャンして電子データに張り付けることで解決しますか?

そうなんです。偽造書類が簡単に作成できてしまうのです。恐ろしくて業務には使えません。