本社オフィス、営業支店、工場に散在するメーカーの異なるプリンタ、複合機、これらが、適切に保守され、運用されているか管理することは簡単ではありません。

ツールを使って管理業務により消費される時間を削減することは社員の生産性を上げる為に非常に重要です。プリンタ機器にまつわる改善が必要な業務は以下のように多岐にわたります。

保守と修理

機械が故障した場合、保障がどうなっているのか、メンテナンス契約がどうなっているのか、機械ごとに締結された保守契約書類を取り出し、それに従いサポート窓口へ修理依頼をかける必要があります。すぐにこれらの情報にアクセスできることが重要です。場合によっては突発的な費用が発生することが考えられます。管理担当者が変わってもすぐにこれらの情報にアクセスできるように整理がされている必要があります。

消耗品の管理

トナー、インク、感光ドラムユニット、廃トナーボックスなど、メーカー、機種ごとに型番があり、同じメーカーでも機種ごとに保守部品やインクカートリッジをある程度揃えておかなければなりません。突然トナー、インクが無くなりそこから発注していたのでは業務が滞ります。用紙も急ぎの書類を印刷しているときに切れると社員からの苦情も出かねません。だからと言ってたくさん在庫を抱えていると、倉庫スペースをとったり、死蔵在庫として経費がかさんだり、年度末の棚卸も大変です。

ユーザーサポート

ドライバのインストール方法、トラブル発生時の対処の方法など、問題が発生するたびに管理者が対処するのは大変です。故障が発生する前に対策を講じておくことが重要です。具体的にはプリンタの寿命に近い機器は定期的に更新するなど計画建てた管理運用が重要になります。

セキュリティーの懸念

機械の管理者パスワードが設定されていない機器やセキュリティーレベルの低い古い機種などが混在している場合、システム全体のセキュリティー耐性は低いところに規定されてしまいます。ネットワークやサーバーだけでなく、個々の複合機、プリンタに対する更新対策も必要になります。

ベンダー管理

機器を購入した業者、担当者、連絡先など一元管理が必要ですし、メンテナンス契約に入っているのであればそれを適切に実行してもらう必要があります。場合によっては定期的に消耗品を供給してもらえる契約を結ぶことも管理業務を削減することになります。

社員への教育

社員のコスト意識を変えるため、経費削減だけをうたっても響きません。科学的データをもとに具体的な方法を示す必要があります。機械の適切な利用方法、セキュリティーを守るためにどういうことに注意しなければならないのかとか、定期的に社員教育をすることは重要です。

コストの監視

複合機の契約は機械ごとに設定されているため、複雑です。基本料金で何枚まで印刷できるのか、また、機種によって超過時の単価が異なることが一般的です。

CSダッシュボードが上記課題のすべてを解決できるわけではありませんが、科学的なデータの取得、問題発生時の通知など多くの業務改善が可能です。

CS Dashboard の主な機能

• 各支店のプリンタの印刷カウンタの集計、差分解析による月間印刷量の把握
• 用紙残量の検知、満容量をあらかじめセットすることによりセンサー無し機の用紙残量予測
• 各支店、グループごとの分析データ収集、グラフ化
• 管理者へのメール通知機能。拠点ごとに管理者が設定可能。その担当機器のアラート通知のみ実施

CS Dashboard の特長

• クラウドベースのシステムであるため、集計サーバをオンプレミスに立てる必要はありません。その支店、エリアのＬＡＮに接続されたＰＣにエージェントをインストールするだけで集計可能です。
• 初期設定費＋サブスク費用だけで使用できます。いつでも止めることができます。
• 基本パッケージでプリンタ機器20台から、10台ごと、機器を追加することが出来ます。
• 個人情報や何を印刷したという個人の印刷履歴などの収集は行いません。あくまで収集するデータは機械に関するデータだけとなります
• 対象機器メーカー：　キヤノン、リコー、富士フイルム、コニカミノルタ、京セラ、シャープ、エプソン、ブラザー、HP、OKI　（LAN経由）

CS Dashboard 構成図

• 各拠点のネットワークにつながったPC（Windows 11）にデータ収集エージェントソフトをインストールするだけでデータ収集を開始します。
• エージェントをインスト―ルしたPCはなるべく営業時間中に電源がONになっていることが必要です。電源が切られた場合は、次に起動した時点から1時間以内にデータ収集を行い、新しいデータにアップデートします。PCが停止中のデータも次の日のデータに反映されます。
• プリンタのMIB情報は、SNMP通信を使って最短設定で１時間に一回収集されます。
• ダッシュボード画面にはブラウザがあれば、インターネット経由でどこからでも管理者ログイン出来ます。

CS Dashboard レポート機能

現状のプリンタ機器の状態、印刷量など、レポートをPDF出力できます。

CS Dashboard の導入方法

• 販売ＳＩパートナー経由の場合（主に大学、大企業を想定）
  • 販売店にてDCA（Data Collection Agent ) を各支店、キャンパスに設定し、ＣＯＳＹと連携しながら、導入を進めていきます。
  • お客様が契約しているデータセンター内に管理サーバを構築する場合はパートナー経由でご用命下さい。（データを自社で保持したい場合）
  • 保守窓口は販売店となります
• ＤＩＹ((Do It Yourself)で自社ＩＴ部門で導入される場合
  • 社内側の設定作業はお客様にて実施していただきます
  • クラウドサーバ側の設定はＣＯＳＹ社で行います（設定完了まで１週間程度かかります）

CS Dashboard 注意点及び制限事項

• いわゆるクラウドプリントの仕組みではありません。クラウド印刷を行うツールではありません。集計ツールです。
• 現状、データ収集部分で欧州のサーバを使っています。集計分析部分は国内データセンターとなります。
• 自社サーバに構築する場合もデータ収集部分だけ、欧州サーバ経由となります。データ収集部分はＫＰＡＸ社のシステムを利用しています。