台数無制限で複合機のスキャン機能をパワーアップできます。
Umango エッセンシャルはUmangoシリーズの中でも最も低価格なソフトウエアですが、オフィスにある複合機のスキャン機能と組み合わせることにより複合機スキャンの機能を各段にパワーアップすることが出来ます。クラウドストレージへのスキャンデータ保存など、機器メーカーでは有料で提供されるサービスもエッセンシャルパッケージに含まれています。しかもメーカー問わず、どこのメーカーのどの機種でも使えます。しかも、メーカーオプションだと、複合機１台ごとにかかる費用も不要、複合機台数無制限で使用可能です。
複合機＋Umango エッセンシャルで出来ること
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紙イメージからオフィス文書や検索可能PDFへの変換
- 日本語OCRオプションを追加することによりスキャンした紙文書をワードやエクセルファイルに変換することが出来ます。また、イメージPDFにテキストを埋め込んだ検索可能PCF文書ファイルに自動変換することが出来ます。
- 複合機側にはスキャン送信先として「ワード変換」「TEXT PDF」「エクセル変換」という送信先ボタンを作っておき、利用者はスキャンする前にそのボタンを選択して、スキャンボタンを押すだけで、自動的にUmangoで指定したネットワークフォルダやクラウドフォルダにデータが送信されます。
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ホットフォルダ機能
- エッセンシャルは複数のホットフォルダに次のワークフローを定義できます。（ホットフォルダ：データが入ると処理が開始されるフォルダ）
- ホットフォルダ１にイメージデータが入ったらOCRをかけて、ワード文書化し、「企画書」のフォルダに格納
- ホットフォルダ２にPDFファイルが入ったら自動的に命名規則に従ったファイル名（請求書＋日付＋連番など）に変更して、「請求書」フォルダに格納
- ホットフォルダ３にファイルが入ったら自動的にOne Driveの「＊＊＊」のフォルダに転送
- 上記だけでなく色々なワークフローを作成することが出来ます。
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データフォーマット変換機能
- パワーポイントファイル、エクセルファイル、イメージファイルをまとめてすべて検索可能なPDFファイルに変換
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商用クラウドサービス連携機能
- 通常、有料で提供される複合機からクラウドサービスへの連携モジュールが不要。Umangoエッセンシャルを使ってBox, Dropbox, Sharepoint, OneDrive, GoogleDriveへスキャンしたデータを送信、あらかじめ指定されたクラウド上のフォルダに送信することが出来ます。
具体的にどんな業務で活用できるでしょう？
- スキャンデータを検索可能なデータに
- 通常、複合機でスキャンした場合、イメージをPDF化しただけのデータに変換されるため、後でWindowsなどの検索機能でキーワードを入れてもファイル名にそのキーワードが含まれていないとヒットしません。また、複合機でスキャンすると、日付＋連番など、あとで何のファイルか探すのに苦労します。Umangoエッセンシャルを使うと、自動的にOCR処理により検索可能なテキストデータをバックグラウンドに持ったPDFを生成できるため、フォルダに入れたあと、検索によりキーワードをひっかけることが可能になります。
- クラウドサービスとの連携
- 複合機で管理者権限でUmangoエッセンシャルで設定してあるクラウドサービス連携のネットワークフォルダを登録します。登録すると、複合機でスキャンするときの送信先として表示されますから、それを選んでスキャン実行します。その後自動的にUmangoからOneDrive, Box, Dropbox, Google Driveの管理者が指定したフォルダにスキャンデータが送信されます。送信後は自分のＰＣに戻りそのドライブを開けばスキャンデータが保存されています。
- 部内の提案資料の棚卸、掃除に
- 部内で共有しているサーバーのフォルダにはパワーポイントデータ、Ｅｘｃｅｌデータ、Ｗｏｒｄデータなどいろいろなデータが混在して放り込まれています。
- このすべてのデータをＵｍａｎｇｏエッセンシャルの変換フォルダに放り込むと、テキスト検索可能なＰＤＦデータに変換されます。
- このＰＤＦデータをバックアップとして保管し、元のデータはいったん削除すれば、万が一書類が必要になった場合でもテキストサーチで検索することにより、呼び出すことが出来ます。この作業を年末に毎年行うとかすれば、使われないデータがサーバを占拠することも防ぐことが出来るのではと思います。
注意点：日本語でのＯＣＲ処理を使う場合は別売の日本語ＯＣＲライセンス（３５,０００円/年）を購入する必要があります。英語だけの環境で使う場合は英語ＯＣＲは標準として入っていますので購入は不要です。
