総務担当者様必見、COSY社の社内印刷分析レポート

弊社は社内や、学内のプリントシステムを管理したり、レポートするツールを提供してきておりますが、「機能はわかるけれど、活用の仕方がわからない。」という意見をいろいろなお客様から聞いています。

今回実際に弊社、管理部門で使っているプリンタについて、測定、分析を行った過程をWebに上げることにより、皆さまの参考になればと思い、日記形式で公開することにしました。(ページの上の方が新しい記事です)図はクリックすると拡大表示されます。

最終的には適切な管理、運用ができるようにして行きます。

<2017年2月1日>

そろそろ、測定を開始して1カ月以上が経ちました。FM Auditで各プリンタの使用量を計測してみました。サムネールをクリックすると拡大されます。

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<2016年12月21日>

【現状把握フェーズ その2】

【期間のレポート】

運用開始から9日が経過しましたので、この期間のレポートを出力してみました。FM Auditの操作画面で、期間指定レポートを選び、エクセルデータで期間のデータを出力し、それをグラフ化してみました。

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実労日数は7日間です。この間にやはり最も印刷量の多かったのはリコーSP6210 で、191枚印刷しています。一日平均27枚です。

全体では、カラー218枚、モノクロ571枚印刷しています。

年間実稼働日数を仮に250日とすると、単純計算で、カラー7785枚、モノクロ20391枚印刷することになります。

仮にカラー単価14円、モノクロ単価3円で計算すると、年間で、カラーコスト108,990円、モノクロコスト61,173円、合計で、170,163円の経費がかかる計算になります。

今回は、たった、7日しか、測定していませんが、ちゃんと、一カ月、理想的には1年間の使用履歴をFM Auditで計測することにより、より精度の高い統計情報を取得することができます。

ここで各プリンタの印刷内訳を見てみると、カラープリンタにおける、カラー比率が非常に高いことがわかります。これはおそらく、ドライバのデフォルト設定がカラーになっているためだと考えられます。本当にカラーである必要のある文書のみ、カラーで印刷する。また、印刷前に認証印刷するなどを実施することにより、かなりコストが下げられるのではないかと考えられます。

例えばカラー比率を30%下げれば、単純計算で、年間カラー枚数5450枚、モノクロ22726枚となり、金額はそれぞれ、76300円と、68178円となり、合計で、144,478円となり、25,686円(15%)のコストダウンが図れます。

COSYの事務部門は5人ですので、これがたとえば1000人の企業ですと、トータルの年間コストは約3400万円にもなります。この15%は510万円です。弊社PaperCutソフトウエアで印刷ポリシーの設定、認証印刷を実施することにより、まったく管理していない状態と比べると30%の経費削減が見込めます。先ほどの1000人の企業では、1020万円もの経費削減が可能になります。

これは、経常利益で1000万円もの利益に匹敵するものです。あまり気にしていない印刷コストを見直すことにより、かなりの経済的利益を生むことがわかります。

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<2016年12月12日>

【現状把握フェーズ その2】

まずは、現状、社内にどの機種、メーカーのプリンタが何台あるのか、把握しなければ、管理に手をつけることはできません。特に、インクカートリッジなど、事務用品費で勝手に、各部門が購入している場合など、会社全体として、どのくらい経費がかかっているのかもわかりません。最終的には使用頻度が低いプリンタや、同じ部署にたくさんの小さなプリンタが設置されている場合など、高速機や複合機で集約する必要も出てきます。

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自動レポート生成機能を使って、管理するプリンタのプリンタリストを生成してみました。これらの情報はプリンタとSNMP通信することにより、自動的に収集することができます。

 

 

 

 

<2016年12月7日>

【現状把握フェーズ その1】

現在の各プリンタのカウンタ値をFM Audit Viewerで測定しました。

弊社にはテスト用のプリンタはたくさんありますが、実質的に事務で使っている4台のプリンタについて管理して行くことにします。

モノクロ機:リコー Ipsio SP6210 (レーザープリンタ)

カラーLBP:富士ゼロックス DocuPrint C3350 PostScript対応機 (レーザープリンタ)

カラーMFP:沖データ MC883、(LEDプリンタ)    ブラザー DCP-J940N (インクジェット複合機)

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各イメージはクリックすると拡大して見ることができます。円グラフはカラーとモノクロの比率ですが、かなりカラーの比率が高くなっています。これらの表、グラフはエクセルなどで、編集しなくても、FM Audit Viewerの基本機能として、出力することが可能です。今回、各プリンタのカウンタを自動取得しているので、次回はその差分を測定することができます。次回はその差分グラフも投稿できるかと思います。

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今回、測定してみて、気が付いた点がいくつかあります。

カラープリンタで印刷する文書では、カラーの比率が非常に高いこと、ブラザーの小型インクジェットMFPで、大量にコピー、スキャンを行っていることです。コピー1974枚、スキャン8294枚というカウンタ値が取れています。

スキャンは請求書を電子メールで送ることが多く、紙で作成した請求書を電子化するという作業に使われています。